Una técnica Lean para optimizar tu trabajo; el método Kanban.


La gran cantidad de cosas a hacer, la acumulación de tareas por estar en un mundo cada vez más multitarea, el estar pendiente a otras cosas y tener miles de distracciones como facebook, llamadas de teléfono, de skype etc… provocan que nos desviemos de las cosas realmente necesarias para obtener un aprendizaje validado ya sea en nuestros puestos de trabajo como en nuestra vida personal.

Queremos hacer demasiadas actividades cuando disponemos de una capacidad finita de atención y actuación. Cuantas más actividades tenemos que hacer más nos estresamos y agobiamos, más las intentamos llevar todas al día y más tiempo les dedicamos dejando de optimizar algo muy valioso hoy en día como es nuestro tiempo.

Debemos de aprender el proceso de restringir las capacidades o lo que es lo mismo priorizar las fases o actividades de un producto o de una tarea. Ese es el principio del método Kanban, el cual se puede traducir como un método basado en la optimización de tareas más importantes y necesarias para llevar a cabo para la supervivencia de la empresa y para obtener un aprendizaje.

¿Cómo funciona el diagrama de Kanban?

El diagrama de Kanban se divide en 4 áreas, y su funcionamiento es sencillo. Cada área sólo puede tener tres actividades al mismo tiempo. Las tareas se mueven de unas áreas a otras según se vayan completando, por lo que si como vemos en el ejemplo situado más abajo las tareas en curso ocupan los tres espacios ninguna tarea pendiente podrá moverse o ponerse en curso hasta que algunas de las que están en curso se acaben. A su vez esto mismo ocurriría con la tarea 8 que no podrá ser validada hasta que las demás tareas se validen.

Pendientes

En Curso

Acabados

Validados

Tarea 7

Tarea 5

Tarea 2

Tarea 3

Tarea 8

Tarea 1

Tarea 4

Tarea 9

Fuente:The Lean Startup

¿Qué es lo que provoca este método?

Por un lado acabar de forma definitiva esas tareas que se nos acumulan y a las que les falta poco para finiquitarse y por otro se trata de una clara priorización de aquellas tareas que sean más urgentes para la supervivencia de la empresa y aquellas que se están llevando a cabo, dejando de lado las que no sean o no vayan a provocar un aprendizaje en la startup. Éste método es completamente aplicable a nuestra vida personal o a nuestra marca personal porque ya se sabe, si lo tenemos  en papel nos obligamos más a llevar a cabo las tareas y a completarlas.

El diagrama de Kanban presentado es un diagrama de Kanban simplificado, cada uno puede personalizarlo como quiera, añadiendo áreas o eliminandolas, también no restringiendo el número de tareas en cada elemento o aumentando el límite hasta cinco pudiendo montar diversos diagramas y flujos mucho más complejos. Las opciones que ofrece son infinitas aunque cabe indicar que este sistema Kanban costará de adaptar más a aquellas personas o equipos centrados en medir su productividad por el número de tareas llevadas a cabo. Hablaré de eso en un post próximo de porqué centrarse en el aprendizaje y no en la productividad.

Os dejo una aplicacion de chrome que he encontrado que es perfecta a la vez de simple para desarrollar este método y que incorpora la posibilidad de usar la técnica pomodoro para centrarnos en lo que estemos haciendo.


https://kanbanflow.com/

Jorge Yepes

@joryeflo

pensamientos de 2 \"Una técnica Lean para optimizar tu trabajo; el método Kanban.\"

  1. Excelente Jorge! Hoy, la vía del movimiento Lean es la aliada perfecta para las empresas, formadas por personas, en aras a reducir costes y eliminar desperdicios. El tiempo es un recurso valioso y gestionarlo correctamente reporta beneficios que, al fin y al cabo, es lo que buscamos.

    Por cierto, como decía en mi última publicación, cuidado con la palabra “optimizar” y sus derivados. Muchas veces no es fácil encontrar la “mejor” opción, ni la “mejor” opción es la más buena. Creo que nos entendemos.

    Fuerte abrazo amigo!

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